Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — «Политика») разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — «152-ФЗ») и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности, предпринимаемые Индивидуальным предпринимателем Даниловым Артуром Алексеевичем (далее — «Оператор»).

Оператор ставит своей важнейшей целью и условием осуществления своей деятельности соблюдение прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Настоящая Политика применяется ко всей информации, которую Оператор может получить о посетителях сайта extra-fish.ru в ходе их взаимодействия с сайтом, его сервисами и формами.

2. Основные понятия

В настоящей Политике используются следующие основные понятия:

• Персональные данные — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
• Оператор — ИП Данилов А. А., самостоятельно или совместно с другими лицами организующий и (или) осуществляющий обработку персональных данных, а также определяющий цели обработки персональных данных, их состав и действия с ними.
• Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
• Субъект персональных данных — посетитель сайта, оставивший Оператору свои персональные данные через форму обратной связи или иным способом.
• Согласие на обработку персональных данных — свободное, конкретное, информированное и сознательное волеизъявление субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
• Cookie-файлы — небольшие текстовые фрагменты данных, отправляемые сайтом и сохраняемые на устройстве пользователя.

3. Состав обрабатываемых персональных данных

3.1. Посетители сайта и лица, направляющие обращения через форму обратной связи

Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных, предоставляемых субъектом добровольно:

• фамилия, имя (отчество — по желанию);
• номер контактного телефона;
• адрес электронной почты;
• наименование организации (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей);
• содержание сообщения или интересующего вопроса, переданного через форму на сайте.

Кроме того, при посещении сайта автоматически могут собираться следующие данные:

• IP-адрес посетителя;
• информация из cookie-файлов;
• сведения о браузере и операционной системе;
• время доступа к страницам сайта;
• адрес страницы, с которой посетитель пришёл (referer).

3.2. Представители потенциальных поставщиков

При подаче коммерческого предложения (далее — «КП») через раздел «Поставщикам» сайта (extra-fish.ru/postavshchikam/) Оператор обрабатывает следующие персональные данные контактного лица заявителя:

• фамилия, имя, отчество контактного лица;
• должность контактного лица;
• номер контактного телефона;
• адрес электронной почты.

Для индивидуальных предпринимателей и самозанятых ИНН (12 цифр) является персональными данными субъекта и обрабатывается Оператором в составе КП.

Сведения о компании-поставщике включают: наименование организации, форму собственности (ООО, АО, ИП, самозанятый, иностранная), страну и регион/город, сайт компании, роль в цепочке поставок. Для юридических лиц — резидентов РФ дополнительно обрабатываются: ИНН (10 цифр), КПП, ОГРН, юридический адрес. Для иностранных юридических лиц — регистрационный номер, налоговый идентификатор, страна регистрации. Указанные сведения являются сведениями о юридическом лице и персональными данными не являются, однако обрабатываются Оператором как неотъемлемая часть КП.

В составе КП Оператор также обрабатывает коммерческую информацию: краткое описание ассортимента, минимальный объём партии, сроки исполнения, условия оплаты (в том числе отсрочка платежа), валюта, география поставок, наличие сертификатов (ХАССП, ISO, Халяль, Кошер, ЭКО, Меркурий, декларации соответствия ТР ТС).

Прикреплённые к КП файлы (прайс-лист, презентация компании, сертификаты и декларации, карточка контрагента/реквизиты) могут содержать персональные данные третьих лиц — авторов, подписантов и иных лиц, указанных в этих материалах. Ответственность за наличие согласия указанных лиц на передачу их данных Оператору несёт заявитель.

Дополнительно при подаче КП автоматически фиксируются технические метаданные:

• уникальный номер КП в формате КП-ГГГГ-НННNN;
• дата и время подачи КП;
• IP-адрес заявителя;
• User-Agent браузера заявителя.

3.3. Соискатели (кандидаты на вакансии)

При отправке отклика на вакансию через раздел «Вакансии» сайта (extra-fish.ru/vacancies/) Оператор обрабатывает следующие персональные данные соискателя:

• фамилия, имя, отчество;
• дата рождения, пол;
• гражданство;
• город (населённый пункт) проживания;
• номер контактного телефона;
• адрес электронной почты;
• сведения об опыте работы, образовании и квалификации, изложенные соискателем;
• сведения о наличии действующей медицинской книжки;
• сведения о готовности к сменному графику работы;
• желаемый уровень заработной платы;
• иные сведения, добровольно сообщённые соискателем в поле «комментарий».

В составе отклика могут передаваться файлы (резюме, сканы документов об образовании, дипломов, сертификатов, медицинской книжки), которые могут содержать персональные данные соискателя, а также персональные данные третьих лиц (например, рекомендателей). Ответственность за наличие согласия указанных лиц на передачу их данных Оператору несёт соискатель.

Дополнительно при отправке отклика автоматически фиксируются технические метаданные: уникальный номер отклика, дата и время получения, IP-адрес отправителя, идентификатор вакансии.

Сканы паспортов, СНИЛС и иных документов, удостоверяющих личность, на этапе отклика на вакансию через сайт не запрашиваются и не требуются. Их обработка возможна только после принятия Оператором решения о трудоустройстве в рамках кадрового делопроизводства на отдельном правовом основании (Трудовой кодекс Российской Федерации).

Оператор не собирает и не обрабатывает биометрические персональные данные, а также специальные категории персональных данных, касающиеся расы, национальности, политических взглядов, религиозных убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

4. Цели обработки персональных данных

Оператор обрабатывает персональные данные субъекта в следующих целях:

• обработка заявки, поступившей через форму на сайте;
• предоставление консультаций по продукции и условиям поставки;
• подготовка и направление коммерческого предложения;
• заключение и исполнение договоров поставки, оказания услуг;
• информирование о статусе заказа и ходе исполнения обязательств;
• ответ на запросы и обращения субъекта;
• улучшение работы сайта и качества обслуживания на основе обезличенной статистики;
• исполнение требований законодательства Российской Федерации;
• оценка потенциальных поставщиков в соответствии с внутренней процедурой СМБПП.ДП.010 «Выбор и оценка поставщиков» в рамках системы менеджмента безопасности пищевой продукции (ХАССП);
• ведение преддоговорных переговоров и переписки с потенциальными контрагентами;
• формирование и поддержание реестра контрагентов (потенциальных и действующих);
• обеспечение прослеживаемости сырья и упаковки в системе ХАССП;
• проверка добросовестности контрагента и достоверности представленных сведений;
• рассмотрение отклика соискателя на вакансию, размещённую Оператором;
• принятие решения о возможности заключения трудового договора, проведение собеседований и иных мероприятий по подбору персонала;
• формирование и ведение кадрового резерва Оператора (при соответствующем согласии соискателя);
• обратная связь с соискателями (приглашение на собеседование, уведомление о принятом решении);
• направление рекламных и информационных сообщений по электронной почте при наличии отдельного согласия субъекта (на основании Согласия на получение рекламных и информационных сообщений);
• информирование подписчиков о деятельности Оператора через публичный Telegram-канал (без обработки персональных данных подписчиков);
• сбор и обработка обезличенной статистики посещений сайта в целях улучшения работы сайта и качества обслуживания (на основании сервисов веб-аналитики);
• обеспечение защиты сайта от автоматизированных атак и спама (на основании сервиса Yandex SmartCaptcha).

5. Правовые основания обработки персональных данных

Правовыми основаниями обработки персональных данных являются:

• Конституция Российской Федерации;
• Гражданский кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• согласие субъекта персональных данных, выраженное путём проставления отметки в поле согласия на обработку персональных данных при отправке формы на сайте;
• договоры, заключаемые между Оператором и субъектом, либо необходимость заключения такого договора по инициативе субъекта;
• Трудовой кодекс Российской Федерации (в части обработки данных соискателей и кандидатов на вакансии).

6. Принципы и условия обработки персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется на основе следующих принципов:

• законность и справедливая основа обработки;
• ограничение обработки достижением конкретных, заранее определённых и законных целей;
• недопущение объединения баз персональных данных, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
• соответствие содержания и объёма обрабатываемых персональных данных заявленным целям;
• обеспечение точности персональных данных, их достаточности, а при необходимости — актуальности;
• хранение в форме, позволяющей определить субъекта, не дольше, чем этого требуют цели обработки.

Обработка персональных данных осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без них (на бумажных носителях).

7. Сроки обработки и хранения персональных данных

Персональные данные обрабатываются в течение срока, необходимого для достижения целей обработки, но не более 5 лет с даты их последнего использования, если иной срок не установлен законодательством Российской Федерации или договором, заключённым между Оператором и субъектом.

Персональные данные представителей потенциальных поставщиков и поданные КП хранятся в течение 5 (пяти) лет с момента подачи КП — в целях повторного обращения, аудита и обеспечения прослеживаемости в системе ХАССП.

Персональные данные представителей одобренных поставщиков, с которыми заключён договор, хранятся в течение срока действия договора и 5 (пяти) лет после его прекращения — в целях бухгалтерского, налогового и санитарного учёта.

Персональные данные соискателей, направивших отклик на вакансию, хранятся в течение 6 (шести) месяцев с даты получения отклика, если иной срок не был согласован с соискателем. По истечении указанного срока данные подлежат уничтожению, если соискатель не принят на работу. В случае принятия на работу обработка данных продолжается на основании Трудового кодекса Российской Федерации в рамках кадрового учёта.

Персональные данные подписчиков рассылки (имя и e-mail, переданные через форму подписки на сайте) хранятся до момента отзыва согласия (отписки) субъектом плюс 1 (один) год — в целях подтверждения факта получения согласия и исполнения требований ч. 4 ст. 9 152-ФЗ.

Персональные данные лиц, направивших обращение через форму обратной связи (заявку на сайте), хранятся в течение 3 (трёх) лет с даты обращения — в целях ответа на возможные повторные запросы и подтверждения истории взаимодействия.

По истечении срока обработки персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию, если иное не предусмотрено законодательством.

8. Передача персональных данных третьим лицам

Оператор не передаёт персональные данные третьим лицам, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации, либо при наличии согласия субъекта.

Оператор вправе поручить обработку персональных данных третьему лицу (например, организациям-партнёрам, обеспечивающим хостинг сайта или логистическое обслуживание) при условии заключения с ним соответствующего договора и обеспечения конфиденциальности.

Трансграничная передача персональных данных Оператором не осуществляется.

9. Хранение и защита персональных данных

Хранение персональных данных осуществляется на серверах, расположенных на территории Российской Федерации, в соответствии с требованиями ч. 5 ст. 18 152-ФЗ.

Для обеспечения безопасности персональных данных Оператор принимает следующие правовые, организационные и технические меры:

• назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных;
• ограничение круга лиц, имеющих доступ к персональным данным;
• использование защищённого протокола передачи данных HTTPS;
• применение технических средств защиты от несанкционированного доступа;
• резервное копирование и контроль целостности данных;
• защита от автоматизированных атак на формы сайта (использование сервиса Yandex SmartCaptcha).

10. Использование cookie-файлов и сервисов аналитики

На сайте используются cookie-файлы для обеспечения корректной работы интерфейса, сохранения пользовательских настроек и сбора обезличенной статистики посещаемости. Продолжая использование сайта, посетитель выражает согласие на применение cookie-файлов. Посетитель может отключить cookie-файлы в настройках своего браузера — в этом случае отдельные функции сайта могут стать недоступными или работать некорректно.

На сайте используются следующие сервисы веб-аналитики, защиты и коммуникации:

• Яндекс.Метрика (счётчик № 109483781, оператор — ООО «ЯНДЕКС», 119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16). Метрика автоматически собирает обезличенные данные о посещениях сайта: IP-адрес, тип и версия браузера, операционная система, тип устройства, разрешение экрана, страницы, которые посетитель просматривает, источник перехода, продолжительность сессии, действия на странице. Передача данных регулируется условиями использования Яндекс.Метрики и политикой конфиденциальности ООО «ЯНДЕКС». Посетитель вправе отказаться от сбора данных Метрикой, установив блокировщик Яндекс.Метрики.
• Yandex SmartCaptcha — сервис защиты форм сайта от автоматизированных атак и спама. При прохождении капчи передаются обезличенные технические данные (IP-адрес, User-Agent, поведенческие сигналы).
• Яндекс.Карты — для отображения местоположения производства. Использование сервиса регулируется пользовательским соглашением Яндекс.
• Telegram-канал «@extrafish_official» — публичный канал в мессенджере Telegram, используемый для информирования подписчиков о новостях компании. При подписке на канал персональные данные подписчика Оператору не передаются: подписка осуществляется на стороне Telegram Messenger Inc. в соответствии с её собственной политикой конфиденциальности. Оператор видит только агрегированную обезличенную статистику канала (общее число подписчиков, просмотры публикаций).

11. Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных имеет право:

• получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих персональных данных в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отозвать ранее данное согласие на обработку персональных данных;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) или в судебном порядке.

Запросы по вопросам обработки персональных данных, а также отзыв согласия на обработку персональных данных направляются Оператору по адресу электронной почты: info@extra-fish.ru или по почтовому адресу, указанному в разделе 13 настоящей Политики.

12. Изменения настоящей Политики

Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. Новая редакция Политики вступает в силу с момента её размещения на сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией. Действующая редакция всегда доступна по адресу: extra-fish.ru/privacy/.

13. Контактная информация Оператора

Ответственный за организацию обработки персональных данных — ИП Данилов А. А.